为加强我市城建档案（含地下管线档案）管理，进一步提高我市城建档案管理水平，按照《山东省住房和城乡建设厅关于印发住房城乡建设领域“双随机、一公开”检查清单和2022年度检查计划的通知》要求，受市住建局委托，市城建档案馆会同市城市管理监察支队执法人员于8月1日至3日对全市建设工程档案管理工作进行了“双随机、一公开”检查，检查采取实地查看、听取工作汇报、查阅有关文件资料、随机抽查、座谈交流等方式进行，现将有关情况通报如下：

一、基本情况

（一）各区、市城建档案主管部门在制度建设、档案信息化、档案安全保障等方面情况。

今年因为疫情影响，各区市城建档案管理机构在人员少，既要参加防疫工作，还要兼顾城建档案工作的情况下，都能保证城建档案各项工作的顺利开展。各区市城建档案管理机构陆续出台了城建档案管理规范性文件，建立健全了档案归档、保管、安全、利用的规章制度和工作流程。

各区市城建档案管理机构继续推进智慧城建档案项目，按计划完成馆藏档案数字化。均能按要求向市馆提交纸质档案数据、声像档案数据、地下管线数据，做到数据共享和备份。今年7月，市馆组织开展了省内档案数据异地备份工作，到济宁市城市建设档案馆备份了我市63.5TB馆藏档案数据。

各区市城建档案管理机构狠抓档案安全管理，定期检查消防系统、定期放置和定期更换防虫药物，库房管理严格执行“九防”制度。档案的查询利用严格遵守保密制度，档案原则上不外借，按程序出具复制件，无泄密事件发生。文登区每天有专人记录库房温度和湿度，确保库房温湿度符合控制标准。荣成市督促档案中心物业公司定期消毒、除湿、库房安装监控系统，实现24小时无死角监控。乳山市采取智能库房管理系统运行确保实体档案安全。

（二）各区、市城建档案管理机构城乡建设档案和地下管线工程档案归集、管理情况。

各区市城建档案管理机构能够按照相关规范实施的“四位一体”的要求，对工程档案的纸质、电子、声像、地下管线档案收集归档，并定期将电子、声像、地下管线数据上传至威海市智慧城建档案管理平台。

在全省积极推进建设电子文件在线接收工作的大背景下，威海市城市建设档案馆积极开拓电子文件在线归集管理新思路，搭建“威海市城建档案信息管理系统”，实现威海市城建电子档案统一平台、统一标准及分级管理。目前环翠区、文登区、荣成市、乳山市、经济技术开发区、高技术产业开发区、临港区、南海新区均已开展了城建档案在线接收工作，临港区翰林苑项目为配合市馆建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作正在启用竣工图章的电子签章，完成竣工图原生电子文件，实现图纸无纸化归档。在线接收实现了档案与工程同步，真正实现让数据多跑路，让企业少跑腿。也方便了档案管理人员对工程资料的实时跟进与指导。

全市积极开展地下管线普查测绘和补测补绘工作。环翠区接收地下管线70.4千米。文登区接收地下管线数据63.192千米，文登区政府2022年计划投资79万元，用于城建档案数据挂接、地下管线测绘、管线三维建模及市政道路地下管线补测补绘，目前项目正在实施中。荣成市接收老旧小区改造测绘及建设单位移交地下管线450公里。经区档案管理机构接收2021年《地下管线补测补绘项目》竣工档案7卷。

为进一步优化营商环境，改革建设工程验收程序，文登区、荣成市、乳山市、高技术产业开发区、临港区积极推行联合验收制度，把城建档案验收纳入联合验收，简化审批流程，提高工作效率。

（三）建设工程竣工验收后，向当地城建档案管理机构移交情况。

今年因为疫情的原因各区市城建档案管理机构均未能开展线下的培训工作，通过微信群、线上培训、发放明白卡、一对一指导、发放培训视频以及深入施工现场的方式进行业务指导工作，利用“威海市城建档案信息管理系统”对在建工程进行适时指导，基本能够保证建设工程竣工验收后建设工程档案的整理归档。

（四）建设单位移交的建设工程档案规范性、完整性和及时性等相关情况。

对随机抽查单位的建设工程档案进行查看，被检查单位的建设工程档案从前期报建备案手续、规划设计文件建档、施工文件、竣工验收文件的收集及后期建设工程档案的整理、立卷等方面都能够按照各区市城建档案管理机构的要求移交竣工工程档案。

二、存在问题

（一）机构建设和人员配置方面。

目前，全市各区市城建档案管理机构普遍存在城建档案管理人员严重不足的情况。尤其是机构改革后档案管理人员分流较多，有的城建档案管理人员是兼职，造成有些业务无法及时开展，只能应付日常主要的业务工作。

（二）各类城建档案归集方面。

园林、市政等基础设施工程档案的收集力度需要加大。这些工程因为没有相关部门进行最终把关，导致档案收集困难，多次和相关部门沟通但问题还是解决不了，城建档案行政执法力度还不够。

（三）地下管线普查测绘方面。

地下管线测绘建档需进一步跟上城市扩张速度，要进一步扩大普查测绘覆盖面。有的尚未建立地下管线动态补测补绘机制，不能实时更新地下管线数据库，不利于管线的查询利用。

（四）“两书一证”制度取消后实行“告知承诺”，增加了档案催缴的难度。

随着“两书一证”的取消，采取联合验收时实行“告知承诺”，出现承诺期满未能按时移交竣工档案的情况，档案的齐全程度没有保证。社会各界对城建档案的重视程度又不够，增加了档案收集及催缴难度。

（五）因历史遗留问题，矛盾纠纷项目档案难以收缴。

近几年各区市住建部门成立房地产领域矛盾纠纷解决小组，对一些因历史遗留问题没能办房证的老旧小区走“简易程度”为其办理了产权手续，但是在办理产权手续后，建设单位迟迟不移交工程档案，给档案管理工作带来极大困难。

三、下步措施

（一）加强机构、队伍和制度建设。

国家有关文件规定，不得弱化城建档案管理机构、减少工作人员或将档案工作职能分流到其他部门和单位。继续争取各级各部门对城建档案管理工作的重视与支持，争取资金与人员的投入，保证城建档案管理工作水平得到进一步提高。

（二）加强各类城建档案归集管理。

各区市城建档案管理机构认真履行建设项目管理程序，确保工程档案归集到位。要严格执行建设工程档案“四位一体”归集制度，按照我市统一技术标准和要求，把建设工程（包括建筑、道路、桥梁、地下管线）的纸质档案、电子档案、声像档案和地下管线测绘成果同时归集，确保建设工程档案的真实性、完整性和准确性。

（三）搞好地下管线普查测绘建档。

各区市城建档案管理机构要通过召开管线权属单位会议、查阅工程竣工资料等多种形式，围绕市政道路、城区间道路、老旧住宅小区、厂区、新开发区域等进行摸底调查，制定年度地下管线普查测绘或补测补绘计划并组织实施。

（四）加大城建档案的收集及催缴力度，在全市范围内继续推进城建档案在线接收平台的推广使用。

对因“告知承诺”及历史遗留问题走“简易程序”的建设项目，要加大催缴力度，研究和制定切实可行的解决办法，做到应收尽收。

在全市范围内继续推进城建档案在线接收平台的推广使用。城建档案在线接收平台在各区市试运行以来，已经取得了一定的进展，实践经验也逐渐丰富起来。在电子文件的归档、保存、管理等方面取得了积极成果，极大提高了电子文件的归档效率。建设单位以及档案主管部门，在整个归档过程中实现了全流程的线上操作，保证建设项目档案的收集与工程同步。城建档案在线接收平台的推广使用，统一了全市城建档案归集标准，有效降低了档案的收集及催缴难度。